Cómo facturar en el SAT: paso a paso

Facturar en el SAT puede sonar complicado si nunca lo has hecho o si cada vez que entras al portal sientes que algo va a salir mal. Entre siglas, versiones del CFDI, requisitos y pantallas poco intuitivas, es normal perderse. La buena noticia es que facturar no tiene por qué ser un dolor de cabeza si sabes qué necesitas y sigues el proceso correcto.

 

En esta guía te explicamos cómo facturar en el SAT paso a paso, qué es una factura electrónica, qué requisitos debes cumplir y cómo evitar los errores más comunes para que tus comprobantes sean válidos desde el primer intento.

 

¿Qué es una factura electrónica o CFDI?

 

La factura electrónica, conocida como Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), es un documento digital oficial que acredita una transacción comercial en México y cumple con las obligaciones fiscales establecidas por el SAT. Desde su implementación, reemplaza a las facturas en papel y garantiza su autenticidad mediante sellos digitales.

 

En 2025, la versión vigente es la 4.0, que entró en vigor el 1 de enero de 2022. Esta actualización incluye campos obligatorios como el nombre y régimen fiscal del emisor y receptor, el uso del CFDI y detalles precisos de productos o servicios. El CFDI no sólo sirve para deducir impuestos, sino también para rastrear operaciones y evitar evasión fiscal.

 

Entre sus características clave están el folio fiscal único, la cadena original, el sello digital del emisor y la certificación del SAT.

 

Puedes generar CFDI de tipo ingreso, egreso, traslado, nómina o pago, y agregar complementos para operaciones específicas. Para contribuyentes en regímenes simplificados, herramientas como Mis cuentas permiten emitirlos sin Certificado de Sello Digital (CSD) hasta fin de 2025 bajo ciertas condiciones.

 

El CFDI es esencial para la transparencia fiscal y se integra con el Buzón Tributario para notificaciones automáticas.

 

Requisitos para facturar en el SAT

 

Para facturar en el SAT debes cumplir con requisitos específicos que garanticen la validez del CFDI. Estos se basan en el Código Fiscal de la Federación y la Resolución Miscelánea Fiscal y son los siguientes:

 

• Registro fiscal activo. Tener RFC vigente y estar inscrito en el régimen fiscal correspondiente (por ejemplo, RESICO, RIF en transición o régimen general).

 

• Credenciales digitales. Tener e.firma activa. Para emitir facturas electrónicas es necesario un Certificado de Sello Digital (CSD), que se tramita con la e.firma. Cabe señalar que algunas herramientas del SAT permiten facturar sin CSD bajo condiciones específicas.

 

• Datos del emisor. Nombre o razón social, domicilio fiscal, régimen fiscal y, si aplica, domicilios de sucursales.

 

• Información del receptor. RFC, nombre, domicilio, régimen fiscal y uso del CFDI (como G01 para adquisiciones o P01 para pagos en parcialidades).

 

• Detalles de la operación. Clave de producto o servicio del catálogo SAT, unidad de medida, cantidad, descripción, valor unitario, impuestos desglosados y totales. Incluye señalamiento de pago en una exhibición o parcialidades.

 

• Representación impresa. Debe incluir código QR, cadena original, sello del SAT, fecha y hora de certificación, y la leyenda “Este documento es una representación impresa de un CFDI”.

 

Cómo facturar en el portal del SAT paso a paso

 

A continuación, te explicamos paso a paso cómo generar una factura electrónica utilizando las herramientas gratuitas del SAT como Mis cuentas, el Servicio de facturación CFDI 4.0 o la app Factura SAT Móvil:

 

1. Regístrate y obtén tus credenciales fiscales. Asegúrate de tener tu RFC activo y e.firma (Firma Electrónica Avanzada). Si eres persona física, necesitas tu e.firma activa y un Certificado de Sello Digital (CSD). En algunos casos, el SAT permite facturar con herramientas simplificadas sin CSD. Para personas morales o si necesitas un CSD, tramítalo en el portal del SAT ingresando con tu e.firma.

 

2. Accede a una herramienta de facturación del SAT. Ingresa al portal del SAT y selecciona opciones como Mis cuentas (ideal para regímenes simplificados) o el Servicio de facturación CFDI 4.0. Si usas la app móvil, descarga Factura SAT Móvil para un proceso más rápido desde tu teléfono.

 

3. Ingresa los datos del emisor y receptor. Proporciona tu RFC, nombre o razón social, régimen fiscal y domicilio. Para el receptor, incluye su RFC, nombre, uso del CFDI y régimen fiscal. Recuerda que desde 2022 es obligatorio validar el régimen fiscal del receptor.

 

4. Detalla los conceptos de la factura. Agrega los productos o servicios con su clave del catálogo del SAT, unidad de medida, cantidad, precio unitario e impuestos aplicables (IVA, IEPS, etc.). Usa la herramienta de búsqueda de claves de productos y servicios para evitar errores.

 

5. Incorpora complementos si es necesario. Si aplica, añade complementos como Carta Porte para traslados, Pagos para parcialidades, Nómina o Impuestos Locales.

 

6. Genera y sella el CFDI. El sistema generará el XML automáticamente, lo sellará digitalmente y asignará el folio fiscal.

 

7. Envía la factura. Descarga el XML y la representación impresa (PDF con código QR) y envíalos al receptor por correo electrónico u otro medio acordado.

 

8. Verifica y guarda. Usa el visor del SAT para confirmar que la factura se registró correctamente. Guarda copias para tus declaraciones.

 

Cómo cancelar una factura en el SAT

 

Cancelar una factura electrónica (CFDI) en el SAT es necesario cuando se detectan errores o no se concretó la operación. Este proceso se realiza a través del portal del SAT o proveedores autorizados y generalmente requiere la aceptación del receptor, salvo algunas excepciones. 

 

Requisitos para cancelar un CFDI

 

Antes de iniciar, asegúrate de tener lo siguiente:

 

• RFC activo y e.firma o contraseña para acceder al portal.

 

• Folio fiscal (UUID) de la factura a cancelar.

 

• Motivo de cancelación válido (claves 01 a 04).

 

• Si aplica, el folio fiscal del CFDI sustituto.

 

• Acceso al Buzón Tributario para notificaciones.

 

Las cancelaciones deben justificarse con motivos específicos y, en algunos casos, sustituir el CFDI original.

 

Pasos para cancelar una factura como emisor

 

1. Accede al portal del SAT. Ingresa a www.sat.gob.mx con tu RFC y contraseña o e.firma. Dirígete a la sección Factura electrónica y selecciona Cancela y recupera tus facturas electrónicas o Ejecutar en línea.

 

2. Busca la factura. Usa filtros como fecha, RFC del receptor o folio fiscal para localizar el CFDI que deseas cancelar.

 

3. Selecciona el motivo de cancelación. Elige una de las claves obligatorias:

 

• 01: Comprobantes emitidos con errores con relación (requiere folio sustituto).

 

• 02: Comprobantes emitidos con errores sin relación.

 

• 03: No se llevó a cabo la operación.

 

• 04: Operación nominativa relacionada en una factura global.

 

4. Envía la solicitud. Si es clave 01, ingresa el UUID del nuevo CFDI. Confirma y envía. El SAT notificará al receptor vía Buzón Tributario si se requiere aceptación.

 

5. Espera la respuesta. El receptor tiene tres días hábiles para aceptar o rechazar. Si no responde, se considera aceptación positiva y la factura se cancela automáticamente.

 

6. Verifica el estatus. Regresa al portal para confirmar la cancelación. Descarga el acuse en XML y PDF para tus registros.

 

Si usas un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), el proceso es similar, integrando sus herramientas.

 

¿Cómo acepta o rechaza la cancelación el receptor?

 

1. Recibe la notificación: el SAT envía un mensaje al Buzón Tributario informando de la solicitud.

 

2. Accede al portal: ingresa con tus credenciales y ve a Factura electrónica > Consulta cancelaciones.

 

3. Responde: selecciona aceptar o rechazar dentro de los tres días hábiles. Si aceptas, la cancelación procede; si rechazas, el emisor debe resolver el desacuerdo.

 

Si no hay respuesta pasados los tres días, se asume aceptación.

 

En determinados supuestos previstos en la Resolución Miscelánea Fiscal, la cancelación del CFDI puede realizarse sin necesidad de que el receptor otorgue su aceptación, siempre que se cumplan las condiciones establecidas por el SAT. Algunos de estos casos incluyen:

 

• CFDI por hasta $1,000.00.

 

• Facturas de nómina, egreso, traslado o retenciones.

 

• Emitidas por la federación por derechos, productos o aprovechamientos.

 

• Para contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF).

 

• Dentro del día hábil siguiente a la expedición.

 

• Operaciones con público en general o residentes en el extranjero.

 

• CFDI del sector primario o sistema financiero (según reglas 2.7.3.10 y 2.7.4.1 de la RMF).

 

Plazos y consideraciones

 

Toma en cuenta los siguientes plazos y criterios para cancelar oportunamente y evitar complicaciones en tus declaraciones mensuales o anuales:

 

• Tiempo para responder. Tres días hábiles desde la recepción de la notificación.

 

• Efectos fiscales. Una vez cancelada, el CFDI pierde validez para deducciones o acreditamientos. Asegúrate de emitir un sustituto si es necesario.

 

• Multas por mal uso. Las cancelaciones injustificadas o el uso indebido de CFDI pueden derivar en sanciones económicas relevantes, cuyo monto depende del tipo de infracción y de lo establecido en el Código Fiscal de la Federación.

 

• Actualizaciones 2025. El servicio de cancelación se actualizó en abril de 2025 para mayor eficiencia, pero el procedimiento base permanece igual. Para RESICO o regímenes simplificados, usa Mis cuentas si aplica.

 

Cómo consultar facturas emitidas y recibidas

 

Consultar facturas emitidas y recibidas en el SAT es un proceso gratuito que puedes realizar en su portal oficial para verificar su validez y usarlas en declaraciones. Sigue estos pasos para consultar tus facturas emitidas y recibidas:

 

1. Accede al portal del SAT: ingresa con tu RFC y contraseña o e.firma en www.sat.gob.mx.

 

2. Ve a la sección de facturas: selecciona Factura electrónica > Consulta, cancela y recupera tus facturas electrónicas o usa el Visor de facturas emitidas y recibidas para regímenes simplificados.

 

3. Busca por criterios: filtra por fecha, RFC del emisor/receptor, folio fiscal o estatus (vigente, cancelada). Para emitidas, revisa las que generaste; para recibidas, las de proveedores.

 

4. Verifica detalles: descarga XML y PDF, confirma sello digital, cadena original y registro en controles del SAT. Si una factura no aparece en 72 horas, contacta al emisor.

 

5. Usa herramientas adicionales: en Mis cuentas o la app Factura SAT Móvil, consulta en tiempo real. Para RESICO, el visor acumula importes mensuales para declaraciones automáticas.

 

Esta consulta ayuda a detectar irregularidades y preparar auditorías. Si encuentras errores, solicita corrección o denuncia al SAT.

 

Errores comunes al facturar y cómo evitarlos

 

Al facturar en el SAT, es fácil cometer errores que generan rechazos o sanciones. En 2025, con CFDI 4.0, enfócate en la precisión para evitar problemas. Aquí los más comunes y cómo prevenirlos:

 

• RFC o régimen fiscal incorrecto. Error al no validar datos del receptor. Solución: Usa el validador del SAT antes de emitir; confirma régimen en el portal.

 

• Clave de producto/servicio equivocada. Seleccionar clave errónea del catálogo. Solución: Consulta la herramienta de búsqueda del SAT y verifica las descripciones.

 

• Decimales y redondeos mal manejados. Problemas en importes con más de dos decimales. Solución: Sigue recomendaciones del Anexo 20; usa hasta seis decimales en tasas y redondea correctamente.

 

• No relacionar CFDI previos. Olvidar ligar anticipos, pagos o correcciones. Solución: Incluye el nodo CfdiRelacionado y tipo de relación (como 04 para sustitución).

 

• Emisión sin complementos requeridos. Omitir Carta Porte o Pagos en operaciones específicas. Solución: Revisa guías del SAT y agrega complementos según el tipo de transacción.

 

• Prácticas indebidas como no emitir o simular operaciones. Puede llevar a denuncias. Solución: Siempre emite CFDI oportuno; denuncia irregularidades a denuncias@sat.gob.mx.

 

• Sucursales no declaradas. No indicar domicilio correcto en multi-locales. Solución: Registra sucursales en tu RFC y detalla en la factura.

 

Consulta y comprende tu información fiscal con Zenfi 

 

Consultar tu información fiscal desde el portal del SAT puede ser complicado. Sin embargo, con herramientas digitales como la app de Zenfi puedes hacerlo de forma sencilla, rápida, sin costo y desde tu celular.

 

¿Qué información fiscal puedes checar con Zenfi?

 

• Consultar tus facturas. Revisa todas tus facturas fácilmente, tanto las que emites como las que recibes, así como el detalle completo de las mismas.

 

• Descargar documentos. Obtén en segundos documentos importantes como tu Constancia de Situación Fiscal y opinión de cumplimiento.

 

• Consultar tu régimen y obligaciones. Revisa fácilmente bajo qué régimen estás dado de alta ante el SAT, así tus obligaciones fiscales correspondientes.

 

Además, con Zenfi también puedes checar tu score e información clave de tu reporte de crédito, monitorear tus ingresos y gastos y encontrar productos financieros acordes a tu perfil.

 

Preguntas frecuentes sobre facturación en el SAT

 

¿Por qué es obligatorio facturar ante el SAT?

 

Facturar ante el SAT es obligatorio para todos los contribuyentes en México, de acuerdo con el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación. Esta medida asegura la transparencia en las operaciones comerciales, permite la comprobación fiscal de ingresos y gastos, y facilita la deducción de impuestos. 

 

Sin facturación electrónica (CFDI), las transacciones no se consideran válidas para efectos fiscales, lo que puede generar multas, rechazos de deducciones o problemas en la declaración de impuestos.

 

¿Puedo facturar en el SAT sin tener e.firma?

 

No, en general no es posible facturar en el SAT sin e.firma para la mayoría de los contribuyentes. La e.firma (antes Firma Electrónica Avanzada) es requerida para acceder a la aplicación gratuita del SAT y generar CFDI como persona física. 

 

Sin embargo, si perteneces al Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), puedes facturar utilizando sólo tu RFC y contraseña en herramientas específicas del portal. Para otros regímenes, obtén tu e.firma primero para cumplir con los estándares de seguridad y validación fiscal.

 

¿Qué hago si el portal del SAT no funciona?

 

Si el portal del SAT presenta fallas, como problemas de conexión o errores técnicos, reporta la incidencia directamente en Mi Portal accediendo a la sección de trámites y seleccionando la opción para reportar fallas o consultas.

 

También puedes contactar al Centro de Contacto del SAT vía teléfono al (+52) 55 627 22 728 de lunes a viernes de 9:00 a 18:00 horas, usar el chat en línea uno a uno, o comunicarte a través de sus redes sociales oficiales. Mientras tanto, cierra y reinicia tu navegador o verifica tu conexión a internet para descartar problemas locales.

 

¿Cuánto tiempo tengo para emitir una factura?

 

El plazo para emitir una factura (CFDI) varía según el tipo de operación. Para pagos recibidos, debes emitir el CFDI con complemento de recepción de pagos a más tardar el décimo día natural del mes siguiente al que se realizó el pago. 

 

En casos de donativos, el plazo es de 24 horas posteriores a la recepción. Para transacciones generales, se recomienda emitir la factura al momento de la operación o lo antes posible para evitar sanciones.

 

Siempre consulta las reglas específicas de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente para tu régimen.

 

¿Cómo corregir una factura emitida con error?

 

Para corregir una factura con error, primero accede a Mi Portal en el sitio del SAT con tu RFC y contraseña. Solicita la cancelación del CFDI original a través de la sección de trámites, justificando el motivo (como error en datos o monto). Una vez cancelada, emite un nuevo CFDI con los datos correctos.

 

Si el error afecta al receptor, usa la opción de conciliación de facturas para omisiones, emisiones no reconocidas o cancelaciones. Recuerda que las cancelaciones deben aceptarse por ambas partes y cumplir con los plazos establecidos para evitar multas.

 

¿Cuánto cuesta emitir una factura ante el SAT?

 

Emitir una factura ante el SAT es completamente gratuito si utilizas la aplicación oficial del SAT. No hay cargos por generar CFDI a través de su portal, siempre y cuando cuentes con tu e.firma y sello digital.

 

Si optas por proveedores autorizados externos, podrían aplicar comisiones, pero el servicio directo del SAT no tiene costo alguno para contribuyentes registrados.

 

¿Qué datos debes ingresar para emitir una factura?

 

Para emitir una factura (CFDI), debes ingresar datos obligatorios según el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal, como: RFC del emisor y receptor, nombre completo o razón social del receptor, código postal del domicilio fiscal, régimen fiscal del emisor conforme a la Ley del ISR, descripción detallada de los bienes o servicios, cantidad, unidad de medida, valor unitario, importe total, forma y método de pago, uso del CFDI, sello digital del emisor y del SAT, folio fiscal, lugar y fecha de expedición. Asegúrate de validar todos los campos para evitar rechazos.

 

¿Cómo facturar en el SAT por primera vez?

 

Para facturar por primera vez en el SAT, sigue estos pasos:

 

1. Obtén tu RFC si no lo tienes, inscribiéndote en el Registro Federal de Contribuyentes.

 

2. Solicita tu e.firma y Certificado de Sello Digital (CSD) en el portal del SAT.

 

3. Accede a la aplicación gratuita de facturación CFDI versión 4.0, ingresa con tu RFC y contraseña.

 

4. Selecciona Generar nueva factura, llena los datos del emisor (prellenados), receptor, conceptos (descripción, monto), impuestos y totales.

 

5. Valida y envía para obtener el sello del SAT. Usa guías del portal para ejemplos y evita errores comunes.

 

¿Cuánto cobra el SAT por facturar?

 

El SAT no cobra nada por facturar a través de su plataforma oficial. El servicio de generación de CFDI es gratuito para todos los contribuyentes con e.firma y Certificado de Sello Digital (CSD). Sólo si usas proveedores certificados externos podrían haber tarifas, pero el SAT no aplica comisiones directas por emitir o validar facturas electrónicas.

 

¿Qué se necesita para facturar como persona física?

 

Para facturar como persona física, necesitas: RFC activo, e.firma (Firma Electrónica Avanzada), Certificado de Sello Digital (CSD) obtenido en el SAT, datos del receptor (RFC, nombre, código postal del domicilio fiscal, uso del CFDI y régimen fiscal), descripción de la actividad o servicio prestado, y acceso a la aplicación gratuita del SAT.

 

Si estás en el RIF, puedes usar contraseña en lugar de e.firma para algunas opciones. Asegúrate de estar al corriente en tus obligaciones fiscales para evitar rechazos.

 

¿Por qué no puedo facturar en el SAT?

 

Las razones comunes por las que no puedes facturar en el SAT incluyen: RFC no registrado o con estatus inválido, domicilio fiscal no verificado, falta de e.firma o Certificado de Sello Digital (CSD) activo, errores en la conexión o navegador (como pérdida de comunicación), no cumplir con requisitos como emisión oportuna de anticipos, o problemas técnicos en el portal.

 

También podría ser por omisión de ingresos previos, rechazos por datos incorrectos, o no estar al corriente en declaraciones. Verifica tu situación fiscal en Mi Portal y reporta fallas si es un problema técnico.